Schnelle Hilfe zur täglichen Arbeit in Tenata.
Grundlagen
Tenata trennt den sichtbaren Kostenpunkt von den abrechnungsrelevanten Kostenpositionen darunter. So bleibt klar, welche Rechnung oder Anbieterabrechnung die Kosten belegt, welcher Bestandteil verteilt wird und welcher Umlageschlüssel die spätere Nebenkostenberechnung steuert.
Ein Kostenpunkt bündelt alles, was zu einer Ausgabe gehört: Name, Notizen, Belege und die jährlichen Beträge.
Die einzelnen Kostenpositionen darunter legen fest, welcher Betrag für welchen Zeitraum gilt, welcher Anteil beim Eigentümer bleibt und welcher Umlageschlüssel für die Nebenkostenabrechnung verwendet wird.
Rechnungen, Anbieterabrechnungen und andere Nachweise bleiben als Quelle erhalten. So siehst du später, woher ein Betrag stammt, ohne ein zweites Abrechnungssystem pflegen zu müssen.
Bei normalen Kostenpositionen berechnet Tenata die Verteilung selbst, zum Beispiel nach Fläche, Personen, Verbrauch oder individuellem Schlüssel.
Bei einer Anbieterabrechnung können die Beträge bereits auf Mietzeiträume oder Nutzer aufgeteilt sein. In diesem Fall speichert Tenata die Anbieterzeilen als Kostenpositionen mit dem Schlüssel „Gemäß externer Abrechnung“ und übernimmt diese Beträge in die Nebenkostenabrechnung, statt sie neu zu verteilen.
In Tenata werden Kosten nicht pauschal verteilt, sondern mit einer klar definierten Verteilungslogik erfasst.
Bei der späteren Berechnung greift Tenata direkt auf die hinterlegten Daten zurück. So bleibt nachvollziehbar, warum ein bestimmter Anteil auf eine Einheit verteilt wird und warum andere Bestandteile beim Eigentümer verbleiben.
Für die jährliche Verwaltung eines Hauses geht eine Handwerkerrechnung ein. Ein Teil betrifft die reguläre Wartung, ein anderer Teil ist eine nicht umlagefähige Reparatur, die beim Eigentümer bleibt.
In Tenata erfasst du diese Rechnung nicht nur als eine Gesamtsumme, sondern so, dass die einzelnen Bestandteile fachlich sauber getrennt bleiben. Dadurch kann später nachvollzogen werden, was verteilt werden darf und was bewusst nicht auf die Mieteinheiten umgelegt wird.
Bei einer externen Heizkostenabrechnung ist das anders: Wenn der Anbieter bereits Nutzerbeträge liefert, markiert Tenata diese Positionen als „Gemäß externer Abrechnung“. Die Nebenkostenabrechnung übernimmt sie nachvollziehbar, ohne sie noch einmal nach Fläche oder Personen neu zu rechnen.
